Vergaderen kan overal

Veel managers en andere hooggeplaatste personen, moeten geregeld vergaderen. Vergaderingen kunnen plaatsvinden in een restaurant om zo bijvoorbeeld een lunchvergadering te houden, of ‘s ochtends voor een ontbijtvergadering. Bij de meeste vergaderingen blijft het personeel echter in het bedrijf of trekt men zich terug in een vergaderruimte. Dit hoeft niet in het bedrijf zelf te zijn. Vergaderruimten kunnen gehuurd worden op verschillende locaties, maar hoe kies je dan de geschikte vergaderruimte in  Breda?

Locatie van de vergaderruimte

Een vergaderruimte ligt best op een plaats met niet al te veel lawaai. Het is de bedoeling zakelijke gesprekken te voeren en het is dus storend wanneer er de hele tijd mensen aan het roepen zijn buiten de ruimte. Daarom gaat men vaak naar een iets meer afgelegen locatie waar het stiller is. Ook vergaderruimten die in een bedrijf liggen, kunnen dienst doen als er maar een rustige omgeving is.

Voor veel vergaderingen zijn er ook personen van buiten het bedrijf nodig die vaak een hele verplaatsing moeten maken. Het spreekt voor zich dat je moet zorgen voor een goed bereikbare locatie. Een vergaderruimte die ergens in een bos ligt met kilometers bospaadjes tot de dichtstbijzijnde grote weg, is dus zeker niet geschikt. Vergeet ook niet om voldoende parking te voorzien. Midden in een grote stad vergaderen is dus vaak heel erg lastig. Je stuurt de deelnemers eerst door druk verkeer en vervolgens hebben ze nog een hele tijd nodig om een parkeerplaats te vinden… dat verpest de sfeer van de vergadering nog voor deze begonnen is.

Inrichting van de vergaderruimte

Tijdens de vergadering is het belangrijk dat alle deelnemers van het gesprek elkaar kunnen zien. Te ver van elkaar af zitten is erg vervelend om een discussie te voeren en kan je dus best vermijden. Ideaal is om in een cirkel of een vierkant te zitten. Iedereen kan elkaar zien en de afstand tot de andere deelnemers blijft meestal beperkt. Aan het hoofd van de tafel wordt de leider van de vergadering gezet zodat iedereen deze goed kan zien en horen. Als de zaal te groot is, kan het nuttig zijn om microfoontjes te voorzien zodat iedereen toch te verstaan is tot in de uithoeken van de zaal.

Tegenwoordig wordt er ook tijdens vergaderingen veelvuldig gebruik gemaakt van presentatiemateriaal zoals een PowerPoint of Prezi. Vergeet dus niet om na te gaan of de vergaderruimte die je voor ogen hebt een voldoende groot scherm heeft waarop deze presentatie afgespeeld kan worden, zichtbaar vanaf elke zitplaats.

Tot slot zijn er nog enkele attributen nodig. Zorg voor comfortabele stoelen in de vergaderruimte. Je medewerkers zullen blij zijn om goed te zitten als de vergadering lang duurt. Het spreekt voor zich dat er ook voor iedereen een plekje moet zijn, rechtstaan tijdens een vergadering is zeer vervelend voor de deelnemers. Ook wat groene planten in de zaal kunnen de sfeer bevorderen doordat een natuurlijk uitzicht mensen ontspant.

Als je vergaderruimte aan bovenstaande punten voldoet, is deze zeker geschikt. Toch kan eens afwisselen van ruimte zeker geen kwaad.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *